IDV-Suite

MaRisk / SOX-konforme Risikobewertung, Programm-Dokumentation, Absicherung, Überwachung und Analyse von “End-User-Developed-Software”, direkt in Excel und Access

Alles in einer Suite, modular aufgebaut und auf Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Inklusive Gesamthauslizenz für Excel-Sheet-Checker PRO, Excel-File-Compare PRO, Excel-Protect PRO, Access-Checker PRO und seit Neuestem auch Excel-Sheet-QA PRO

 

Kooperationspartner für die IDV-Suite:

Für die Sparkassenorganisation:              Für alle sonstigen Unternehmen

 

Produktflyer SIZ

 

 

Einsatzgebiet

IDV - die individuelle Datenverarbeitung in Unternehmen, findet meist über Excel und Access statt. “Nicht-ITler” entwickeln komplexe Anwendungen, die Teile des Unternehmens steuern oder in wesentlichen Prozessen verwendet werden. Beste Beispiele dafür sind Excel- und Access-Anwendungen in den Bereichen Risikocontrolling, Gesamtbanksteuerung, Handel, Einkauf oder beim Jahresabschluss.

Seit 2002 bietet stromwerken Produkte an, die den Umgang mit IDV vereinfachen und kontrollierbarer machten - z.B. den Excel-Sheet-Checker oder auch ExcelProtect. Viele unserer Kunden haben sich eine “Gesamtsicht” dieser Tools gewünscht. Die IDV-Suite kombiniert alle Module und fügt neue Elemente wie z.B. Plugins für Excel und Access hinzu. Die neuen Plugins erlauben es Ihren Usern direkt in Excel und Access das Dateirisiko zu bestimmen, die Datei zu dokumentieren und freizugeben oder auch die Module, wie z.B. den Excel-Sheet-Checker, direkt für die Datei aufzurufen.

Wesentlicher Vorteil der IDV-Suite: Eine Sicht, eine Oberfläche, ein Datenbestand - und alle Produkte ergänzen sich und bieten in den PRO Versionen neue Funktionalitäten.

 

 

Anwendungsbeispiel:

1.Analysieren Sie Ihre “Excel- und Access-Landschaft” über alle Laufwerke hinweg auf technische Komplexität mit dem Excel-Sheet-Checker PRO und den Access-Checker PRO
2.Setzen Sie die Plugins für Excel und Access im Unternehmen ein, um ein fachliches Risikoscoring sowie eine Dokumentation für Excel- und Access Dateien zu erhalten
3.Nutzen Sie den Freigabe-Prozess der Plugins (vom Fachbereich initiiert), um Excel- und Access-Dateien methodisch qualitätszusichern.
4.Schützen Sie zur Freigabe initiierte Excel Dateien mit ExcelProtect PRO
5.Überwachen Ihre Excel-Dateien im gesamten Netzwerk auf Veränderungen des Risikos.
6.Überwachen Sie “freigegebene” und abgesicherte Dateien auf Formelveränderungen.
7.Nutzen Sie die erweiterten Reporting-Funktionalitäten der IDV-Suite, um das Management des Unternehmens bzgl. der Risiken von IDV auf dem Laufenden zu halten.
8.Initiieren Sie als Revision gezielt Prüfungen zu den Risiko relevantesten Dateien.

 

 

Was bringen die Plugins für Excel und Access (ExcelTracker und AccessTracker)?

Sie kennen das Problem: Sie “dumpen” alle Excel- und Access-Dateien auf Ihren Laufwerken und werden von der Gesamtanzahl schier erschlagen. Was soll jetzt alles dokumentiert werden? Und welche Dateien haben überhaupt eine Risikorelevanz, wie soll diese ermittelt werden und wer soll das alles machen? Und zu guter letzt: Wie soll in Zukunft gewährleistet werden, dass nach der einmaligen Aufarbeitung auch weiterhin dokumentiert wird?

Die Excel- und Access-Plugins der IDV-Suite unterstützt Sie bei diesen Fragestellungen mit einer wirkungsvollen Vorgehensweise:

 

  • Dokumentation risikorelevanter Excel-Dateien direkt durch den Fachbereich innerhalb von Excel, ohne aufwendige Zusatzdokumentationen (Anhängen von eigenen Dateien wie Word, PDF etc. möglich, vorhandenen Dokus können also direkt weiter verwendet werden)
  • Unterstützung im Freigabeprozess
  • Erhebung aller Excel- und Access-Dateien im Unternehmen
  • Analyse dieser Dateien nach Risiken in der Absicherung, der Komplexität und nach eventuellen Fehlern
  • Auswertung und Reporting über alle Dateien für Organisation, Administration, Fachabteilungen und Revision
  • Komplette Integration des Excel-Sheet-Checkers, Excel-Sheet-QA, Excel-File-Compare und des AccessCheckers.
  • Check-In von Dateien zur Historisierung (CVS)
  • Absicherung freigaberelevanter Dateien mit ExcelProtect

 

Beispiel der Risikobewertung einer Excel-Datei mit dem Excel-Plugin / Excel-Addin

Wer kennt sich am besten mit einer Excel-Datei aus? Natürlich der Entwickler oder der Anwender selbst! Das Excel-Plugin / Excel-Addin wird beim Speichern einer Excel-Datei aktiv. Basierend auf frei einstellbaren Parametern fragt er die Risikorelevanz einer Excel-Datei mit frei konfigurierbaren Fragen und Risikoscorings ab. Sollte ein gewisser Schwellenwert überschritten werden, so sind vom Anwender Informationen zur Datei wie z.B. verantwortlicher Bereich/Abteilung/Filiale, Beabsichtigter Benutzerkreis, Kurzbeschreibung der Anwendung etc. zu erfassen. Außerdem werden diese Werte bei Bedarf periodisch erneut abgefragt. Dadurch entsteht kein gigantischer Einmalaufwand, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der den Anwender in seiner Arbeite nur geringfügig belastet. Dateien ohne Risiko hat man mit einem Click ausgemustert, bei höherem Risiko werden die notwendigen Informationen, die der Anwender sonst umständlich in einem gesonderten Dokument erfassen müsste, direkt in einer Datenbank gespeichert.

 


Dieser Prozess unterstützt die Risikobewertung von IDV-Dateien z.B. nach MaRisk, SOX, OPDV etc.

Ein paar Beispiele, nach denen das Excel-Plugin / Excel-Addin aktiv werden kann (frei konfigurierbar):

  • Der Datei wurden neue Makros hinzugefügt
  • Der Datei wurden neue Verknüpfungen hinzugefügt
  • Die Dateigröße der letzten Speicherung hat sich maßgeblich verändert (z.B. 120%)
  • Die Mindestformelanzahl wurde überschritten

Der Excel-Sheet-Checker prüft nach Bewertung der Datei durch den Anwender zum Vergleich auch die technische Komplexität - dadurch werden technische und fachliche Sicht endlich vereint!

 


Unterstützung im Freigabeprozess

Sieht der Entwickler / Anwender eine Programmfreigabe vor, so kann diese direkt aus Excel heraus gestartet werden. Der Prozess läuft voll elektronisch und meldet dem Anwender, wann das Programm freigegeben wurde.

 

Erhebung aller Excel- und Access-Dateien im Unternehmen

Die IDV-Suite scannt alle Netzlaufwerke und kann sogar lokal gespeicherte Excel-Dateien erkennen, da das Excel-Plugin / Excel-Addin direkt in Excel aktiv ist. Der Tracker ermittelt während des Scans automatisch Risikoparameter wie letzter User, Formelanzahl, Makroanzahl, Dateigrößen, Verknüpfungen zu anderen Dateien etc. All diese Daten können dann aus der zentralen Datenbank ausgelesen und analysiert werden.

Das Excel-Plugin / Excel-Addin speichert bei Bedarf auch alle Passwörter einer Excel-Datei zentral ab, damit im Worst-Case, z.B. dem unerwarteten Ausscheiden eines Mitarbeiters, die Daten nicht verloren sind.

 

 

Analyse dieser Dateien nach Risiken in der Absicherung, der Komplexität und nach eventuellen Fehlern

Das Excel-Plugin / Excel-Addin nutzt den Excel-Sheet-Checker und den AccessChecker zur Analyse der Dateien. Damit stehen Ihnen Analysetools zur Verfügung, die seit Jahren in ganz Europa von Unternehmen zur Risikoanalyse von Excel- und Access-Dateien genutzt werden. Alle Daten können historisiert gespeichert werden, sodass auch Veränderungen erkennbar werden.

Zusätzlich können Risikoklassen parametrisiert werden. Ein Algorithmus errechnet den für Ihr Unternehmen relevanten Risikowert und erlaubt Vergleiche zwischen den User-Einschätzungen und den Ergebnissen der Formeln.

 

Auswertung und Reporting über alle Dateien für Organisation, Administration, Abteilungen und Revision

Natürlich bietet die IDV-Suite ein umfangreiches Reporting nach Risikoklassen, Usern, Abteilungen, Historien, Speicherdatum, Nutzungsgebieten, freigegebenen und nicht freigegebenen Dateien, Verbreitung von Dateien im Unternehmen (von wo wurde eine Datei kopiert und wie oft wurde sie bereits kopiert?), Stichprobenziehung für Prüfungen, nach Risikoparametern wie z.B. “mit mehr als X Makros”, “mit mindestens Y Formeln” usw.


Umgebungen

Terminalserver (auch SAW), Fat-Clients, Thin-Clients, virtualisierte Umgebungen, SIA-Server. Die IDV-Suite ist unter WindowsXP / 7 / 8 lauffähig und benötigt keinen dedizierten Server. Excel 2000, 2003, 2007, 2010 und Access 2000, 2003, 2007, 2010 werden unterstützt.

Unterstützte Datenbanksysteme: Microsoft SQL-Server (2005 - 2012) und Oracle ab 11g.

Sehr kleine Unternehmen können auch mit Microsoft Access arbeiten.

 

 

Optionale Schnittstellen zu anderen Anwendungen

Die IDV-Suite hat eine optionale Schnittstelle zu bit-SoftwareLifecycle von bit-informatik GmbH. Dadurch ist es möglich, Freigaben über das Excel- und Access-Plugin zu initiieren, die Freigabe dann in bit-SoftwareLifecycle über den dortigen Workflow durchzuführen und die erfolgreiche Freigabe (oder den Abbruch) an die IDV-Suite bzw. die Plugins zurückzumelden. Sie können damit auf den in Ihrem Haus existenten Freigabeprozesse zurückgreifen und alle Vorteile der IDV-Suite nutzen.

 

 

Kosten und Demoversion

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot. Kontaktieren Sie uns doch einfach über das Kontaktformular.

 

 

Rechtshinweis

Microsoft®, Windows®, Windows 2000®, Windows XP®, Windows Vista®,
SQL-Server,  Access, Excel sind eingetragene Marken bzw. Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA bzw. der Microsoft Deutschland GmbH.