Excel-File-Compare

Sie kennen das: Als Abteilungsleiter erhalten Sie seit längerem Auswertungen aus einer Excel-Datei – aber irgendwie sehen die Zahlen heute komisch aus… Warum? Oder: Sie arbeiten in der Organisation oder Revision und wollen ermitteln, ob an einer Excel-Datei (vielleicht versehentlich) Formeln verändert wurden? Wenn etwas verändert wurde, könnten die Ergebnisse falsch sein.

Excel-File-Compare (EFC) kann die Identität von Programmen, die sich in Produktion befinden, sicher stellen. Dabei werden nicht die Daten verglichen (was aber optional ausgewählt werden kann), sondern die Formeln. Wird zum Beispiel bei jedem Programmeinsatz eine Kopie des Programms in einem gesicherten Verzeichnis abgelegt (oder die IDV-Suite genutzt), so lässt sich jederzeit das aktuell in Produktion befindliche Programm mit dieser Kopie vergleichen. Sollten sich beim Vergleich keine Unterschiede ergeben, so ist die Programmidentität gewährleistet. Dies bietet einen erheblichen Vorteil, insbesondere bei unternehmensrelevanten Applikationen: Mussten in der Vergangenheit die Daten vom Programm getrennt werden, damit die Programmidentität nachweisbar war, so ist dies durch EFC nicht mehr notwendig.

Ein Softwareeinsatzverfahren reduziert die Risiken in diesem Zusammenhang erheblich und verbessert die Qualität der Programme. EFC kann zusätzlich zur Identitätsprüfung zur Unterstützung des Softwareeinsatzverfahrens genutzt werden; da nur noch die von EFC ermittelten Veränderungen dokumentiert werden müssen, reduziert sich der Aufwand erheblich.

Als drittes Einsatzgebiet lässt sich EFC auch im täglichen Umgang mit Excel-Dateien nutzen. Insbesondere bei großen Excel-Dateien wie zum Beispiel für den Jahresabschluss, ist es nicht immer einfach zu ermitteln, wo genau jetzt welche Werte “anders” als beim letzten Mal sind. Stellen Sie sich vor, Sie müssen Ihrem Wirtschaftsprüfer in der Jahresabschlussphase immer wieder neue Versionen Ihrer Bilanz und Anhänge zur Verfügung stellen. Sie “vernichten” nicht Tonnen von Papier sondern laufen auch Gefahr, dass der WP recht teuer wird, da er jedes Mal wieder alle Ergebnisse verifizieren muss. Mit EFC können Sie ihm jeden veränderten Wert und jedes dadurch veränderte Ergebnis gezielt aufzeigen.